Waarom registratie van zakelijke kilometers noodzakelijk is

Als je met eenauto van de zaak rijdt dan is het noodzakelijk om de gereden zakelijke kilometers goed bij te houden. Die gegevens heb je nodig om aangifte te doen. Voor zakelijke kilometers geldt namelijk een vast bedrag per kilometer dat als zakelijke kosten kan worden opgevoerd. Dan moet je wel kunnen aantonen dat het inderdaad om zakelijke kilometers ging. Vooral zzp’ers hebben vaak maar één auto die ze zowel zakelijk als privé gebruiken. Dan is het soms lastig om onderscheid te maken in de kilometers die gereden zijn. Dit kun je oplossen door een rittenregistratie kastje in de auto te laten inbouwen.

Verschil met tachograaf

Een ritten registratie systeem vanaccredis.nl is een beetje anders dan de tachograaf in vrachtwagens, touringcars en streek- en stadsbussen. De tachograaf is wettelijk verplicht en is vooral bedoeld om te controleren of de chauffeur zich houdt aan de bepalingen in de Rijtijdenwet. Ook kan worden gecontroleerd of de wagen niet hard heeft gereden. Bij vrijwillige rittenregistratie wordt alleen bijgehouden wanneer een rit is gemaakt en het aantal gereden kilometers. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor de eigen administratie. Zo kun je eenvoudig onderscheid maken tussen privé kilometers en zakelijke kilometers. De zakelijke kilometers filter je eruit voor het doen van aangifte en de privé kilometers kun je bijhouden om te monitoren of je binnen het aantal te rijden kilometers per jaar blijft dat in het leasecontract staat. Als je hier overheen gaat kan dit namelijk leiden tot flink hogere kosten.

De gegevens uitlezen

Wil je derittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst met een kastje van Accredis, dan kun je de gegevens eenvoudig op afstand uitlezen. De auto hoeft daarvoor niet naar de zaak, je hoeft geen SD kaartje uit het registratiekastje in de auto te halen. Vroeger moest het wel op deze manier en dat is natuurlijk een stuk omslachtiger. De gegevens kunnen rechtstreeks in een boekhoudprogramma worden geïmporteerd of je kunt ze bewaren in en formaat dat kan worden verwerkt door je boekhouder. Op die manier heb je altijd betrouwbare informatie en kan er bij de aangiftes weinig misgaan. De Belastingdienst kan op ieder moment een controle uitvoeren van de juistheid van verstrekte gegevens. Je moet dan per rit kunnen verantwoorden of het om zakelijke kilometers ging. Privé kilometers als zakelijk aanmerken zal ertoe leiden dat je een naheffing en mogelijk ook een boete krijgt opgelegd.

Informatie voor je bedrijfsvoering

De informatie over gereden kilometers is niet alleen nodig voor de Belastingdienst. Het is ook belangrijke informatie voor je bedrijfsvoering. Want als je nieuwe leasecontracten moet afsluiten dan is het wel zo handig om te weten voor hoeveel kilometers per jaar je de contracten moet afsluiten. Ook is het handig om te weten of je contracten voor een jaar of voor langere tijd kunt afsluiten. En natuurlijk moet je weten hoeveel auto’s je voor de zaak moet regelen. Vaak hangt dit af van het aantal medewerkers maar dit criterium geldt niet altijd.